plan de acción seguimiento y control.

• Plan de acción

El plan de acción es una herramienta de planificación empleada para la gestión y control de tareas o proyectos. Como tal, funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se organizará, orientará e implementará el conjunto de tareas necesarias para la consecución de objetivos y metas.

La finalidad del plan de acción, a partir de un marco de correcta planificación, es optimizar la gestión de proyectos, economizando tiempo y esfuerzo, y mejorando el rendimiento, para la consecución de los objetivos planteados.

Los planes de acción son muy útiles a la hora de coordinar y comprometer a un conjunto de personas, organizaciones o, incluso, naciones, a involucrarse y trabajar juntas con la finalidad de conseguir determinadas metas.

Como tal, el plan de acción es adaptable a las más diversas áreas de gestión de proyectos: educativa, comunitaria, empresarial, organizacional, administrativa, comercial, de mercadeo o marketing.


      

• Características de un plan de acción

Todo plan de acción debe contener descritos y especificados los siguientes aspectos:

• Análisis: incluye un análisis de la situación y de las necesidades sobre las que se va a intervenir.
• Objetivos: define cuáles son las metas específicas que pretende alcanzar.
• Actividades: describe las acciones, tareas y estrategias que deben ser ejecutadas.
• Responsabilidades: asigna y distribuye tareas y responsabilidades.
• Recursos: determina los recursos que serán necesarios para su implementación, así como su distribución.
• Plazos: tiene una duración definida, es decir, un comienzo y un término.
• Indicadores: determina los indicadores de gestión que se usarán para el seguimiento y evaluación del proceso, así como para la toma de decisiones.
• Ajustes: debido a que es un trabajo que está en constante desarrollo y evolución, sobre la marcha del proceso se introducirán los cambios o correcciones que fuesen necesarios.

               

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• EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE ACCION.

La comunidad para poder desarrollar le plan, debe estar capacitada y formada en los conceptos básicos de responsabilidad individual y comunitaria, y en los componentes del plan de acción que ha sido aceptado y aprobado por la misma, en el cual se comprometen objetivos a lograr, actividades a desarrollar por cada uno de los miembros a quienes se le ha asignado esta responsabilidad, las metas a cumplir dentro de un tiempo determinado, y los recursos presupuestales requeridos y las fuentes de financiación.

Además, en el mismo plan de acción, se ha definido la forma de cómo se pueden evaluar los resultados finales que están en función de los objetivos y metas propuestas para lograr el desarrollo de la comunidad. La evaluación de los objetivos y metas, está determinada por indicadores sociales que se expresan en forma cualitativa o cuantitativa y miden los resultados que se logren parcialmente durante el tiempo de ejecución (seguimiento) y si al finalizar el plan inicial, se logro el objetivo inicial de conseguir el desarrollo social de la comunidad elegida.

• EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

La ejecución del plan de acción, como su nombre lo indica, consiste en hacer realidad lo que se estableció en la planeación inicial sobre la base del diagnostico de las necesidades o problemas observados y poner en marcha las actividades propuestas conjuntamente con la comunidad seleccionada como respuesta a la solución de la situación negativa encontrada.

Con el Plan de Acción aprobado con el compromiso de toda la comunidad, se inicia la etapa de ejecución y puesta en marcha de las actividades propuestas en su orden de importancia, teniendo en cuenta las fechas establecidas para su ejecución y motivando a quienes las lideran para su cumplimiento.

En el proceso de ejecución del plan de acción, debe estar bajo la responsabilidad de una junta administradora o un grupo de responsable de su administración, el cual debe ser determinado y definido por la misma comunidad. Este grupo o comité administrador, debe tener en cuenta los principios básicos de la administración como la planeación, organización, dirección y control, sobre los cuales deben estar capacitada y formada en su concepción más sencilla.

Dentro de la etapa de ejecución, es importante la actitud que deben asumir las personas que integran la comunidad, ante la necesidad de mejorar su nivel de vida y en el de participar en la conformación de todos los comités que se integren para la gestión administrativa del desarrollo del proyecto, en beneficio de todos y no de alguno en particular, como principio fundamental de la democratización de los resultados.

                

• SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN.

El seguimiento es el proceso sistematizado de recolección, utilización y análisis de información, paralelo a la ejecución del Plan de Acción para conocer su desarrollo, evitar desviaciones y aplicar correctivos. La Evaluación consiste en determinar si los resultados finales logrados con el desarrollo del plan de acción, procuraron finalmente un mejoramiento del nivel de vida de la cumindad observada.

• TIPOS DE EVALUACIÓN.

Se plantean tres tipos de evaluación:

1.     Ex – ante (Antes del Proyecto) para determinar la viabilidad del Plan de Acción y si este es posible desarrollarlo.

2.     Evaluación durante la marcha o implementación del plan de acción para evaluar si los resultados parciales obtenidos se ajustan a los objetivos y metas planteadas. Es lo que se denomina seguimiento o monitoreo durante la marcha del        plan de acción.

        Evaluación Ex – post o Evaluación de impacto, evalúa si los resultados logrados al finalizar el plan de acción, mejoraron las condiciones iniciales del nivel de vida inicial de la comunidad.

• ELEMENTOS DE LA EVALUACIÓN.

Para efectuar la evaluación del proyecto o del plan de acción, se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

• Los Objetivos.

• La Metas.

• Los Indicadores.

• Los Resultados.

• Fuentes de verificación.

• SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVO

En este proceso participa toda la comunidad para analizar la información obtenida durante el desarrollo del plan de acción, con el fin de determinar si los avances del proyecto están de acuerdo con los objetivos propuestos y si existe alguna desviación en sus resultados parciales efectuar los ajustes necesarios para su desarrollo futuro.

El plan de acción nos ayuda a la hora de poner en marcha un proyecto ya que por medio de esta se le puede dar seguimiento y a la vez controlar como lo hacen y que este a futuro sea de provecho para la comunidad donde se realiza, también hay que tomar en cuenta que dentro del plan de acción se involucra las personas de la comunidad preparándolas y formandolas para que en conjunto con los encargados del proyecto lleven a cabo y a feliz termino la realización de la tarea propuesta.
una vez puesto en marcha el plan de acción lo que se quiere es el compromiso de la comunidad tratada para cubrir esa necesidad y llevarla desde lo negativo hacia lo positivo.
para que se pueda llevar a cabo un buen control y seguimiento del plan de acción se deben tomar en cuenta los elementos de la evaluación como lo son los objetivos,las metas,indicadores,resultados y las fuentes de verificación
para que dicho proyecto posea fundamentos con bases solidas y a la hora de ser presentado en una comuna se puedan obtener los resultados deseados.
también es muy importante resaltar el papel fundamental que juegan las leyes ya que gracias a ellas se le da mayor prioridad a aquellos proyectos que sean de beneficio y crecimiento para las comunidades donde se realice todo esto por medio de la aprovacion de los consejos comunales y comunas.